Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : [22/07/2026]
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1. Objectifs et champ d’application
La mutuelle Mutame & Plus, régie par les dispositions du Livre II du Code de la Mutualité, accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des Données à caractère personnel, ainsi qu’au respect des dispositions de la Législation applicable.
Le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données (ci-après « RGPD ») affirme que les Données à caractère personnel doivent être traitées de façon licite, loyale, et transparente. Ainsi, cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous fournir une information simple, claire sur les Traitements de Données à caractère personnel vous concernant, dans le cadre de votre navigation et des opérations réalisées sur notre site Internet.
2. Responsable du traitement des données
Dans le cadre de votre activité sur le site www.mutame-plus.fr, nous collectons et utilisons, des Données à caractère personnel en lien avec vous, personnes physiques (ci-après « Personne concernée »).
Pour l’ensemble des traitements, Mutame & Plus est l’entité qui détermine les moyens et les finalités et qui agit ainsi en qualité de Responsable de traitement au sens de la réglementation applicable en matière de données personnelles et notamment du Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données (ci-après « RGPD »).
Mutame & Plus, mutuelle régie par les dispositions du Livre II du Code de la Mutualité
Siège social : 4, rue Emile Enault – 50000 SAINT-LÔ
Siret : 780 915 898 000 32
Président : Claude TAJAN Directeur Général : Thibault CHANTEPERDRIX
3. Données personnelles collectées
En utilisant notre site internet, ou en souscrivant à nos contrats, vous nous transmettez un certain nombre d’informations à votre sujet ou au sujet des bénéficiaires de votre contrat dont certaines sont de nature à vous identifier (« Données à caractère personnel »). C’est le cas lorsque vous remplissez des devis ou des formulaires en ligne, ou tout simplement lorsque vous devenez adhérent.
La nature et la qualité des Données à caractère personnel collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenez avec Mutame & Plus dont les principales sont :
A. Données d’identification
- Civilité, nom, prénom, numéro de sécurité sociale, date et lieu de naissance, nationalité
B. Données relatives à la vie privée et familiale
- Situation familiale
C. Données d’ordre économique et financier
- IBAN, BIC, RIB
B. Données nécessaires à la gestion de votre contrat de mutuelle
- Centre de régime obligatoire, rattachement de l’enfant, date d’adhésion souhaitée, options choisies
Chaque formulaire présent sur le site limite la collecte des Données personnelles au strict nécessaire et indique le(s) objectif(s) du recueil de ces Données ainsi que le(s) Destinataire(s) des Données.
Les Données indispensables à la gestion de votre demande sont signalées par un astérisque sur chaque formulaire. Si vous ne renseignez pas ces champs obligatoires, Mutame & Plus ne pourra pas répondre à vos demandes et/ou vous fournir les services demandés. Les autres informations ont un caractère facultatif et nous permettent de mieux gérer votre demande et d’améliorer nos communications et services à votre égard.
Informations concernant les personnes mineures : Les produits et services de Mutame & Plus sont destinés aux personnes en mesure de contracter légalement. Toute personne mineure doit obtenir l’accord préalable de son représentant légal avant de communiquer toute donnée personnelle la concernant.
4. Finalités du traitement des données
Nous collectons vos Données à caractère personnel pour des finalités déterminées.
Vos Données sont traitées pour les finalités principales suivantes :
- Gestion des adhésions et des contrats : Pour gérer votre relation avec Mutame & Plus, votre contrat et traiter vos demandes d’informations et de réclamations.
- Amélioration du site : Pour analyser le trafic et l’utilisation du site en vue de son optimisation.
- Communication : Pour répondre à vos questions, vous envoyer des informations relatives à nos services, et, avec votre consentement, des newsletters ou offres commerciales.
- Conformité légale : Pour respecter nos obligations légales et réglementaires (notamment en matière de lutte contre la fraude et la gestion des litiges).
Vos Données sont traitées pour réaliser des opérations de prospection commerciale. Si vous ne vous y opposez pas, vous avez la possibilité de le faire ultérieurement via le lien de désinscription apposé à la fin du message de prospection reçu.
Retrouver les données collectées et leur durée de conservation :
Liste_Données_Collectées_mutame-plus
5. Bases légales du traitement
Le traitement de vos données personnelles repose sur les bases légales principales suivantes :
- Exécution d’un contrat : Lorsque le traitement est nécessaire à la gestion de votre contrat d’adhésion.
- Consentement : Pour l’envoi de communications marketing ou pour certains traitements non nécessaires à la fourniture de services.
- Obligation légale : Lorsque le traitement est requis par la législation applicable.
- Intérêt légitime : Pour améliorer l’expérience utilisateur et protéger la sécurité du site.
6. Partage des données personnelles
Vos Données sont destinées aux collaborateurs de Mutame & Plus habilités en charge de la gestion et l’exécution des contrats et des obligations légales, en fonction des finalités de la collecte et dans la limite de leurs attributions respectives. Elles sont éventuellement transmises pour certaines tâches liées aux finalités, et dans la limite de leurs missions et habilitations respectives, aux destinataires suivants :
- Destinataires internes (Direction ; services commercial, flux entrants, gestion de contrats, prestations, social, communication etc.) ;
- Sous-traitants auxquels nous faisons appel pour réaliser un ensemble d’opérations et tâches, en notre nom notamment ;
- Partenaires commerciaux uniquement lorsque vous y avez expressément consenti par l’intermédiaire d’une case à cocher présente sur nos formulaires de collecte des Données ;
- Partenaires santé : Assurance maladie, établissements de soins, professionnels de santé et assimilés (praticiens de médecines alternatives…), fournisseurs de prestations (aide ménagère, obsèques…)
- Autorités publiques dûment habilitées (judiciaires, de contrôle…), dans le cadre de nos obligations légales et règlementaires ; si la loi nous l’impose, nous pouvons être amenés à partager vos informations avec les autorités compétentes.
- Professions réglementées (avocats, huissiers, etc…) qui peuvent intervenir dans le cadre de la mise en œuvre des garanties, du recouvrement ou du contentieux.
- Fournisseurs de services : Pour l’hébergement du site, l’envoi de mails ou la gestion des paiements, certains prestataires techniques peuvent avoir accès à vos données, sous notre contrôle et dans le respect des règles de confidentialité.
Mutame & Plus s’engage à ne jamais vendre vos données personnelles.
7. Transfert des données personnelles
Mutame & Plus s’efforce de conserver les Données à caractère personnel en France, ou du moins au sein de l’Espace Économique Européen (EEE). Toutefois, il est possible que les Données que nous recueillons lorsque vous utilisez notre plateforme ou dans le cadre de nos services soient transférées dans d’autres pays. C’est par exemple le cas si certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Espace Économique Européen. En cas de Transfert de ce type, nous garantissons que celui-ci soit effectué :
- Vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les Réglementations européennes exigent ;
- Dans le cadre de clauses contractuelles types ;
- Dans le cadre de règles internes d’entreprise.
8. Durée de conservation des données
Vos données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et conformément aux exigences légales applicables :
- Données liées à la gestion des contrats : Conservées pendant toute la durée du contrat, puis pendant une période de 5 ans après sa résiliation.
- Données marketing : Conservées tant que vous n’avez pas retiré votre consentement.
- Données techniques de navigation : Conservées pendant 13 mois maximum.
Retrouver les données collectées et leur durée de conservation :
| Finalité du traitement | Données traitées | Base légale | Service | Nom du traitement | Durée de conservation | Personnes concernées | Sous-traitant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Passation et gestion des contrats. Tarification, émission des documents pré-contractuels, contractuels et comptables par email ou par voie postale au moment de la signature. Encaissements des cotisations. Résiliation du précédent contrat. | Nom, prénom, date de naissance, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, numéro de téléphone personnel, coordonnées employeur, numéro de police d'assurance, NIR ou numéro de sécurité sociale, RIB, IBAN, BIC, attestation CPAM, justificatifs de domicile, mandat SEPA | Contrat | Gestion des contrats | Gestion de la souscription des contrats de mutuelle (adhésions) | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents | ASSIA, Theotech |
| Rédaction d'un devis Santé. En cas de signature électronique, création du dossier dans la boutique en ligne. En cas de signature manuscrite du devis au format papier, scan sur la boutique en ligne pour ajout au dossier (original transmis au service Adhésions). L'assuré/adhérent reçoit son contrat par email (envoi généré automatiquement via l'outil) | Nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, date de naissance, numéro de téléphone personnel, employeur, situation familiale, régime assuré (général…), caisse de rattachement, NIR ou numéro de sécurité sociale, RIB, signature, nom, prénom, date de naissance et NIR ou numéro de sécurité sociale des membres du foyer | Contrat | Commercial | Collecte données contacts à des fins de devis Santé | 99 années à compter du début de l'opération | Prospects, Conjoints, Enfants | ASSIA, Microsoft |
| Rédaction d'un devis Prévoyance par Mutame (distributeur). Remplissage de formulaires via le site Internet reçus par les conseillers dans leurs boîtes mail. Préparation du devis au format Excel. Renvoi du devis par email au format PDF suite à réception du formulaire. Les dossiers d'adhésion sont signés de façon manuscrite et renvoyés accompagnés des pièces nécessaires au format papier par courrier postal. A réception, les dossiers papier et le questionnaire médical sous enveloppe "Confidentiel" à destination du médecin conseil sont transmis à la MNSPF (Mutuelle nationale des sapeurs-pompiers de France), gestionnaire de contrats pour AG2R | Nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, date de naissance, numéro de téléphone personnel, employeur, situation familiale, régime assuré (général…), NIR ou numéro de sécurité sociale, RIB, justificatif de domicile, pièce d'identité, bulletin de salaire, signature, nom, prénom, date de naissance des membres du foyer | Contrat | Commercial | Collecte données contacts à des fins de devis Prévoyance AG2R | 99 années à compter du début de l'opération | Prospects, Conjoints, Enfants | ASSIA, Microsoft, Nouveau regard, Theotech |
| Encaissement mensuel des primes ou cotisations. Flux DSN pour obtention des informations sur l'absence ou non de pré-compte. Répartition éventuelle entre les collaborateurs. | Nom, prénom, RIB, IBAN, BIC, attestation CPAM, coordonnées employeur, état de versement, bulletins de paie, appels de cotisation, matricule, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Gestion des contrats | Gestion administrative des contrats (recouvrement) | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents | ASSIA, Microsoft, Theotech |
| Gestion des demandes de remboursement. Liquidation des prestations. Sollicitation de tiers ou des adhérents afin de disposer des justificatifs manquants le cas échéant (justificatifs transmis redistribués depuis les flux entrants) | Nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, numéro de téléphone personnel, employeur, adresse professionnelle, RIB, date de naissance, nom de jeune fille, détails des soins couverts par le contrat, état du contrat, paiements rejetés, paiements reçus, période de couverture, grade, fonction, matricule, numéro de contrat, numéro d'adhérent, situation familiale, bulletins de salaire, Données médicales, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Gestion des prestations | Gestion des prestations | 3 années à compter De la fin de l'opération | Adhérents, Bénéficiaires, Partenaires de santé | ASSIA |
| Prise en compte de la modification du nombre de bénéficiaires sur un contrat d'un adhérent. Formulaire papier reçu par courrier ou demande formulée par email depuis l'espace personnel ou via l'email contact | Nom, prénom, date de naissance, certificat de naissance, copie du livret de famille, certificats de mariage, certiifcats d'adoption d'un enfant, justificatifs de domicile, certiifcats de concubinage, copies d'avis d'imposition, numéro d'adhérent, caisse de rattachement, signature, attestation CPAM, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Gestion des contrats | Gestion des affiliations/demandes de rattachement | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents, Conjoints, Enfants | ASSIA, Theotech |
| Prise en compte de la radiation d'un adhérent. Flux DSN pour obtention d'informations sur la date de fin de contrat ou le changement de statut. Formulaire papier reçu par courrier ou par courrier recommandé ou demande formulée par email depuis l'espace personnel ou via l'email contact ou résiliation en 3 clics via l'espace personnel | Nom, prénom, attestation employeur nouvelle mutuelle, motif de la radiation, certificats de décès, courriers notaire de succession, certificats de porte-fort, arrêtés de mise en retraite, arrêtés de mutation/détachement/mise en disponibilité, certificats de divorce, dates d'arrêt maladie et de congés sans solde, mises à pied, certificats de départ à l'étranger, mandats de résiliation, courriers de demande de résiliation, signature, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Gestion des contrats | Gestion des demandes de radiation | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents, Conjoints, Enfants | ASSIA, Microsoft, Theotech |
| Formulaire de prise de connaissance d'un changement sur le contrat d'un adhérent. Formulaire papier reçu par courrier ou demande formulée par email depuis l'espace personnel ou via l'email contact | Nom, prénom, employeur/collectivité, option demandée, signature, date, numéro d'adhérent, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Gestion des contrats | Gestion des demandes de changement d'option | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents | ASSIA, Theotech |
| Réception des questions et problématiques liées au contrat et aux indemnisations (lien avec les collectivités/employeur et assurés/adhérents) | Nom, prénom, date de naissance, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, numéro de téléphone personnel, RIB, coordonnées employeur, bulletins de salaire, arrêts de travail, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Commercial | Gestion du suivi des contrats et dossiers d'indemnisation de Prévoyance Mutex | 99 années à compter De la fin de l'opération | Adhérents | Microsoft |
| Distribution des assurances de prêt. Préparation et envoi du devis au format PDF par email à l'adhérent. Conservation d'une copie du devis dans Edeal. Mutame peut suivre la vie du dossier sur le logiciel Mutlog. Souscription effectuée par l'adhérent via un dossier informatisé sur le logiciel Mutlog. La souscription, la gestion et le suivi du dossier sont réalisés par Mutlog | Nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, numéro de téléphone personnel, date de naissance, RIB, nom, prénom, date de naissance, profession du conjoint, contrat de prêt | Contrat | Commercial | Distribution des assurances de prêt | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents, Conjoints | Microsoft, ASSIA |
| Information, diffusion journal Essentiel (quadrimestriel) par voie postale (via PRN) et électronique (via Sarbacane). Les données sont à l'origine présentes dans un fichier Excel importé dans l'outil | Civilité, nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, numéro adhérent, code d'accès extranet | Consentement | Direction et Communication | Information des adhérents | 1 mois à compter du début de l'opération | Adhérents, Correspondants, Délégués | Sarbacane, PRN, Microsoft |
| Campagnes SMS, newsletter (diffusion par voie électronique). Les données sont à l'origine présentes dans un fichier Excel importé dans l'outil | Civilité, nom, prénom, adresse email personnelle, numéro de téléphone personnel, numéro adhérent, code d'accès extranet | Consentement | Direction et Communication | Information des adhérents | 1 mois à compter du début de l'opération | Adhérents, Correspondants, Délégués | Sarbacane, Microsoft |
| Gestion des remboursements des adhérents. ASSIA pousse le fichier de virements aux banques | Nom, prénom, RIB/données bancaires, numéro d'adhérent, numéro du partenaire de santé | Contrat | Gestion des prestations | Gestion des remboursements des adhérents | 10 années à compter du début de l'opération | Adhérents, Bénéficiaires, Partenaires de santé | ASSIA, Crédit Agricole Normandie |
| Accompagnement des adhérents et des prospects - demande d'aide | Nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, civilité, numéro de téléphone privé, date, composition famille, date de naissance, situation (salarié / sans emploi), statut professionnel, nature de la demande, charges, ressources, existence d'un surendettement, prêts en cours, dettes, NIR ou numéro de sécurité sociale | Consentement | Social | Action sociale | 99 années à compter De la fin de l'opération | Ayants droit | |
| Réception des données du formulaire dans Starweb. Prise de contact par téléphone ou par email pour identification des besoins | Nom, prénom, adresse email personnelle, numéro de téléphone personnel, profession, message/commentaire libre | Contrat | Commercial | Réception des données renseignées via le formulaire de contact sur le site Internet Mutame | 99 années à compter du début de l'opération | Prospects | ASSIA, Nouveau regard, Microsoft |
| Gestion des données des administrateurs | Civilité, nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, numéro de téléphone portable personnel, numéro de téléphone fixe, numéro de carte d'identité, numéro de permis de conduire, emplois/fonctions, employeurs, date de naissance, lieu de naissance, diplômes obtenus, RIB, numéro d'adhérent, extrait de casier judiciaire | Intérêt légitime | Direction et Communication | Gouvernance | 99 années à compter du début de l'opération | Administrateurs, Délégués, Anciens élus | Microsoft, Theotech |
| Désignation des délégués et convocation aux réunions. Conservation des données d'un mandat à un autre ou suppression dans l'année suivant la fin du mandat | Nom, prénom, adresse email personnelle, numéro de téléphone, adresse postale, numéro de carte d'identité, numéro de permis de conduire, emplois, date de naissance, diplômes obtenus, formations passées ou à veNIR ou numéro de sécurité sociale, RIB, Extrait de casier judiciaire | Obligation légale | Direction Générale | Délégués (AG) | 1 années à compter De la fin de l'opération | Membres du conseil d'administration | Microsoft |
| Compilation des données. Intégration des données issues des fiches adhérents à des fins d'études statistiques au sujet des tiers payants et professionnels de santé. Réalisation d'extractions nettoyées des n°INSEE | Civilité, nom, prénom, qualité, garantie, référence dossier, numéro d'adhérent, date de naissance, sexe, département, âge, date d'adhésion, date de radiation, motif de la radiation (code et libellé), produit commercial, PACK, type de bénéficiaires, numéro entreprise, classe, raison sociale, numéro de section en cours, libellé section en cours, blocage de prestations, SIRET, libellé entreprise, numéro partenaire, libellé partenaire, FINESS, spécialité, date de début de section, date de fin de section, code acte de gestion, libellé acte de gestion, caisse RO, motif de fin de garantie, matricule paie, durée d'adhésion, nombre de dossiers/bénéficiaires, date de la première inscription, date comptable, code extranet, inscription, montant de la cotisation, acte, libellé de l'acte, date des soins, honoraires, montant RO, montant RC, date d'archivage, opérateur, origine, profils Extranet, numéro de téléphone, adresse email, niveau de la garantie, numéro de contrat AG2RLM, type de contrat, numéro de contrat Starweb, date de mise en gestion, demande, numéro partenaire, canal, date de réponse, texte, date CSS, garantie CSS, date de début PACK, date de fin PACK, apporteur, référence affaire, type de décompte, sous-type de décompte, code virement, type de prestation, famille, sous-famille, nom partenaire, date de création, mode de récupération, montant dette, montant solde, motif dette, destinataire, numéro de décompte, numéro de facture, origine, date saisie, libellé contrôle, code écran contrôleur, code écran validation, nombre de décomptes acceptés, nombre de décomptes rejetés, numéro de facture, exécutant, nature des soins comprenant le niveau de remboursement et règlements (permet l'identification), situation familiale, profession, n° INSEE | Intérêt légitime | Actuariat et Gestion des risques | Elaboration des statistiques et études actuarielles | 3 années à compter du début de l'opération | Adhérents, Professionnels de santé | ASSIA, Oracle Business Intelligence (ST ultérieur), Theotech |
| Utilisation de bases adhérents pour faire des études notamment dans le cadre du développement commercial des produits nouveaux et actuels. Etablissement de tableaux de bord par produit (permettant d'assurer l'équilibre du produit et l'établissement des comptes). Utilisation des bases partenaires pour établir le provisionnement des prestations à veNIR ou numéro de sécurité sociale. Réalisation d'extractions nettoyées des n°INSEE | Nom, prénom, date de naissance, caisse de rattachement, produit sur lequel est rattaché, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, numéro de contrat, situation du dossier (situation d'incident), montant des cotisations par personne, état du paiement des cotisations, RIB, prestations, acte de soins, date de soins, partenaire de santé à qui le paiement a été fait, prescripteur, montant des dépenses, situation familiale, profession, identifiant d'accès espace extranet, numéro d'adhérent, n° INSEE, NIR ou numéro de sécurité sociale, données de santé | Intérêt légitime | Actuariat et Gestion des risques | Analyse des produits | 3 années à compter du début de l'opération | Adhérents, Prescripteur, Partenaire de santé | ASSIA, Oracle Business Intelligence (ST ultérieur), Theotech |
| Réalisation d'extractions pour contrôle de la conformité des dossiers, des prestations et des cotisations. Extractions nettoyées des n°INSEE | Nom, prénom, qualité, garantie, référence dossier, numéro d'adhérent, date de naissance, sexe, département, âge, date d'adhésion, date de radiation, motif de la radiation (code et libellé), produit commercial, PACK, type de bénéficiaires, numéro entreprise, classe, raison sociale, numéro de section en cours, libellé section en cours, blocage de prestations, SIRET, libellé entreprise, numéro partenaire, libellé partenaire, FINESS, spécialité, date de début de section, date de fin de section, code acte de gestion, libellé acte de gestion, caisse RO, motif de fin de garantie, matricule paie, adresse postale, date minoration, libellé majoration / minoration, type de paiement, numéro de facture, modalité de paiement, date de fin de validité, titulaire du compte, BIC, IBAN, dossier valide, mode de règlement, date de signature du mandat, signature, mandat, code et date de mouvement, libellé retour NOEMIE, libellé blocage, motif du blocage carte et prestations, jour de prélèvement, période, validité de la garantie, remarques, régime local, régime actif, date de début, date de fin, code d'exonération, date d'exonération, motif retour courrier, sens du courrier, jour, période, rang de naissance, rang échéancier, règle de cotisation, libellé relation sortante, condition, propriété, libellé règle, niveau règle, date de début règle, date de fin règle, date de remplacement, libellé rejet, montant impayé, année comptable, libellé OD, montant OD, identifiant paiement, périodicité, montant appel, solde, exercice, date comptable, libellé mouvement, montant affecté, montant appel, motif comptable, libellé comptable, état du rapprochement comptable, gestionnaire, liste des encaissements, montant encaissé, code imputation, date d'échéance, précontentieux, date opération, motif du rejet, mode de règlement, période de la modalité de paiement, montant échéancier, caisse de rattachement, produit sur lequel est rattaché, numéro de contrat, situation du dossier (situation d'incident), montant des cotisations par personne, état du paiement des cotisations, présence ou non d'un RIB, prestations, acte de soins, date de soins, partenaire de santé à qui le paiement a été fait, montant des dépenses, n° INSEE | Intérêt légitime | Actuariat et Gestion des risques | Gestion des contrôles | 3 années à compter du début de l'opération | Adhérents, Partenaire de santé | ASSIA, Oracle Business Intelligence (ST ultérieur), Theotech |
| Identification des personnes politiquement exposées dans le fichier adhérents. Mise à disposition d'un applicatif interfacé sur StarWeb par ASSIA | Nom, prénom, date de naissance | Obligation légale | Administration générale | Gestion des personnes politiquement exposées | 1 semaines à compter De la fin de l'opération | Adhérents | ASSIA |
| Gestion de la mise à jour des données des adhérents et ayants-droit | Nom marital, adresse postale personnelle, numéro de téléphone personnel, adresse email personnelle, employeur, documents de mise sous tutelle, certificats de mariage, attestation CPAM, justificatifs de domicile, arrêtés de mutation/détachement, bulletins de paie, RIB, mandats SEPA, NIR ou numéro de sécurité sociale | Intérêt légitime | Gestion des contrats | Gestion de la base de données | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents, Conjoints, Enfants | ASSIA, Microsoft, Theotech |
| Identification des personnes dans le fichier adhérents. Mise à disposition d'un applicatif interfacé sur StarWeb par ASSIA | Nom, prénom, date de naissance | Obligation légale | Administration générale | Gestion des personnes concernées par le gel des avoirs | 1 semaines à compter De la fin de l'opération | Adhérents | ASSIA |
| Courriers entrants au format papier numérisés et détruits (ex : demandes de remboursement, devis) sauf documents comptables transmis au service. Destruction opérée par une société de service qui délivre un bon de destruction | Nom, prénom, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance, caisse de régime, fonction, RIB/données bancaires, n° adhérent, bulletins de salaire, NIR ou numéro de sécurité sociale | Intérêt légitime | Flux entrants | Gestion du courrier entrant (hors email) | 1 mois à compter du début de l'opération | Adhérents, Employeurs, Partenaires de santé (professionnels de santé, établissements de soins), Fournisseurs | ASSIA |
| Nextcloud (sauvegarde du serveur). Encore (société de service de destruction). Emails remontés dans StarWeb (boîte de transit) + distribution aux destinataires (via règle) et destruction (2 mois d'historique disponible) | Nom, prénom, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance, caisse de régime, fonction, RIB/données bancaires, n° adhérent, bulletins de salaire, NIR ou numéro de sécurité sociale | intérêt légitime | Flux entrants | Gestion du courrier entrant (email/fax) distribué aux autres services | 2 mois à compter du début de l'opération | Adhérents, Employeurs, Partenaires de santé (professionnels de santé, établissements de soins), Fournisseurs | ASSIA, Microsoft |
| Gestion des demandes effectuées via les espaces Extranet intégrés sur StarWeb. La fiche d'activité contiendra le nombre de demandes traitées par le salarié (statistiques) stockée sur le serveur sauvergardé dans Nextcloud | Nom, prénom, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance, caisse de régime, fonction, RIB/données bancaires, n° adhérent, bulletins de salaire, NIR ou numéro de sécurité sociale | Intérêt légitime | Administration générale | Gestion des demandes entrantes via l'outil StarWeb (espaces Extranet réservés) | 2 années à compter du début de l'opération | Adhérents, Employeurs, Partenaires de santé (professionnels de santé, établissements de soins) | ASSIA, Theotech |
| Pseudonymisation des poids forts du numéro de téléphone | Numéro de téléphone partiel, date, heure, durée de l'appel, numéro de poste, nombre d'appels manqués, nombre d'appels traités | intérêt légitime | Administration générale | Gestion des statistiques des conversations téléphoniques par poste. Fiches activité personnelles accessibles qu'aux salariés eux-mêmes | 6 mois à compter du début de l'opération | Appelants, Appelés (Salariés et Adhérents) | Theotech |
| Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants dans le logiciel | Numéro de téléphone, date, heure, durée de l'appel, identifiant, nombre d'appels manqués, nombre d'appels traités, historique d'appels | intérêt légitime | Administration générale | Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants (via MiCollab) | 6 mois à compter du début de l'opération | Appelants, Appelés (Salariés et Adhérents) | Mitel/Orange |
| Traitement administratif d'emails remontés dans StarWeb (boîte de transit) qui leur sont affectés suite distribution (via règle). 2 mois d'historique disponible | Nom, prénom, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance, caisse de régime, fonction, RIB/données bancaires, n° adhérent, bulletins de salaire, NIR ou numéro de sécurité sociale | intérêt légitime | Flux entrants | Gestion du courrier entrant (email/fax) traité par le service | 2 mois à compter du début de l'opération | Adhérents, Employeurs, Partenaires de santé (professionnels de santé, établissements de soins), Fournisseurs | ASSIA, Microsoft |
| Gestion des appels téléphoniques entrants pour transfert des appels aux autres services | Numéro de téléphone, date, heure, durée de l'appel, identifiant, nombre d'appels manqués, nombre d'appels traités, historique d'appels | intérêt légitime | Flux entrants | Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants (via In Attend) | 6 mois à compter du début de l'opération | Appelants, Appelés (Salariés et Adhérents) | Mitel/Orange |
| Annuaire des principaux interlocuteurs | Numéro de téléphone, nom, prénom | intérêt légitime | Administration générale | Annuaire des principaux interlocuteurs | 99 années à compter du début de l'opération | Salariés, Administrateurs, Fournisseurs, Correspondants | Orange |
| Gestion des réclamations des adhérents formulées par email, par courrier recommandé ou par téléphone | Nom, prénom, numéro d'adhérent, adresse email, détails concernant les sinistres, échanges entre l'assuré et le gestionnaire | Intérêt légitime | Gestion des contrats | Gestion des réclamations des adhérents | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents | ASSIA, Microsoft |
| Traitement des demandes avec ou sans médiateur. Réclamations reçues par téléphone, email courrier postal ou via l'espace adhérent | Nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse email, détails concernant la réclamation (évènements touchant la vie privée), objet de la réclamation, échanges entre l'assuré et le gestionnaire, échanges avec le médiateur, Données médicales | Intérêt légitime | Direction Générale | Gestion de la médiation, gestion de certaines réclamations | 2 années à compter De la fin de l'opération | Adhérents, médiateurs | ASSIA, Microsoft |
| Récupération via VPN des adhésions dans un fichier, stockage sur le serveur puis enregistrement dans StarWeb. Dépôt d'un fichier retour de confirmation de mise en gestion pour AG2R avec reprise de la référence de l'affaire côté AG2R, du numéro de contrat côté Mutame, de la date de début d'effet du contrat, du nom et prénom de l'adhérent | Nom, prénom, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone, adresse professionnelle, RIB, date de naissance, nom de jeune fille, nom de l'épouse, détails des risques couverts par le contrat d'assurance, état du contrat d'assurance, paiements non effectués ou non reçus, paiements reçus de l'assurance, période de couverture de l'assurance, début d'effet du contrat, employeur, lieu de travail, référence de l'affaire, numéro de contrat, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Gestion des contrats | Gestion métier des contrats partenaires (AG2R) | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents sous contrat en partenariat avec AG2R | ASSIA, Theotech |
| Mutame indique dans StarWeb les contrats pour lesquels le tiers payant sera géré par un opérateur. Gestion de la transmission qui sera faite par ASSIA des informations initiales de la prise en compte d'un dossier à l'opérateur de tiers payant pour paiement aux professionnels de santé | Nom, prénom, date de naissance, adresse postale, référence du contrat, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Administration générale | Gestion déléguée du Tiers payant | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents sous contrat avec opérateur de tiers payant | ASSIA |
| Récupération des données de litiges et transmission des pièces aux avocats | Nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse email, description du litige, numéro adhérent, montant impayé, statut (blocage prestation), date | Intérêt légitime | Direction Générale | Gestion du contentieux d'indemnisation et des paiements (particuliers) | 5 années à compter De la fin de l'opération | Clients | ASSIA, Microsoft |
| Traitement des factures fournisseurs | Nom, prénom, fonction, adresse email, numéro de téléphone, montant, date, détail de la fourniture | Contrat | Comptabilité et Finance | Gestion des fournisseurs | 10 années à compter du début de l'opération | Contacts chez les fournisseurs | ASSIA (hébergeur Sage), Microsoft |
| Accompagnement des adhérents et des prospects - demandes de prêt santé | Nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, civilité, numéro de téléphone privé, date, composition famille, date de naissance, situation (salarié / sans emploi), statut professionnel, nature de la demande, charges, ressources, existence d'un surendettement, prêts en cours, dettes, données bancaires, NIR ou numéro de sécurité sociale | Consentement | Social | Action sociale | 99 années à compter De la fin de l'opération | Ayants droit | |
| Accompagnement des adhérents et des prospects - aide (don) pour financer les frais d'obsèques | Nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, civilité, numéro de téléphone privé, date, date de naissance, avis d'imposition, date du décès, acte de décès, données bancaires, NIR ou numéro de sécurité sociale | Consentement | Social | Action sociale | 99 années à compter De la fin de l'opération | Ayants droit | |
| Accompagnement des adhérents et des prospects - allocation personne handicapée (enfant de moins de 21 ans) | Nom, prénom, civilité, date de naissance, situation familiale, date de notification MDPH, adresse postale, numéro de téléphone mobile, numéro de téléphone fixe, adresse email, composition du foyer, avis d'imposition, Handicap, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Social | Action sociale | 99 années à compter De la fin de l'opération | Ayants droit | |
| Assistance sur des démarches administratives | Nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, civilité, numéro de téléphone privé, date, composition famille, date de naissance, situation (salarié / sans emploi), statut professionnel, nature de la demande, charges, ressources, existence d'un surendettement, prêts en cours, dettes, Handicap, situation de santé, NIR ou numéro de sécurité sociale | Consentement | Social | Accompagnement des personnes concernées | 99 années à compter De la fin de l'opération | Ayants droit | |
| Gestion des données des délégués | Civilité, nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, numéro de téléphone portable personnel, numéro de téléphone fixe, numéro de carte d'identité, numéro de permis de conduire, emplois/fonctions, employeurs, date de naissance, lieu de naissance, diplômes obtenus, RIB, numéro d'adhérent, CV, lettre de motivation, région, département | Intérêt légitime | Direction et Communication | Gouvernance | 99 années à compter du début de l'opération | Administrateurs, Délégués, Anciens élus | Microsoft, Theotech |
| Relance manuelle ou automatique | Nom, prénom, fonction, adresse email | Intérêt légitime | Commercial | Relance prospects | 1 mois à compter du début de l'opération | Prospects | ASSIA |
| Gestion des données des correspondants | Civilité, nom, prénom, adresse email professionnelle, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel, emploi/fonction, RIB, état de frais | Intérêt légitime | Direction et Communication | Correspondants | 99 années à compter du début de l'opération | Correspondants | Microsoft, ASSIA |
| Gestion des états de frais des élus (administrateurs et délégués). Remplissage d'un formulaire hébergé sur le site Internet (non accessible au public) | Civilité, nom, prénom, emploi/fonction, RIB, justificatifs, nombre de kilomètres parcourus, frais de séjour/repas, moyen de locomotion, lieu de déplacement, dates | Intérêt légitime | Comptabilité et Finance | Gestion du remboursement des notes de frais des élus (administrateurs et délégués) | 10 années à compter du début de l'opération | Elus | ASSIA (hébergeur Sage), Nouveau regard |
| Gestion des cessions de droits à l'image pour les délégués et administrateurs obtenues au format papier ou électronique. Gestion du récapitulatif des réponses dans un fichier Excel | Civilité, nom, prénom, adresse postale personnelle, signature | Consentement | Direction et Communication | Gestion des droits à l'image pour les délégués et administrateurs | 7 années à compter du début de l'opération | Délégués, Administrateurs | Microsoft, Nouveau regard, Theotech |
| Transmission à AG2R d'un fichier de listing des contrats vendus pour calcul des frais de distribution. Perception de la commission de distribution par Mutame & Plus | Nom, prénom, numéro de contrat, année, produit, rang bénéficiaire, code postal, commune, date d'effet du contrat, code courtier/vendeur, montant de cotisation annuelle | Contrat | Administration générale | Gestion de la déclaration trimestrielle à AG2R | 10 années à compter du début de l'opération | Adhérents | Theotec, Microsoft |
| Ouverture pour les entrants et fermeture pour les sortants des comptes de messagerie. Tenue d'un fichier | Nom, prénom, données de connexion (mot de passe), adresse email professionnelle | Intérêt légitime | Administration générale | Gestion des comptes de messagerie | 1 mois à compter De la fin de l'opération | Salariés | ASSIA (hébergeur du serveur Exchange), Microsoft, Theotec |
| Gestion des sauvegardes des systèmes | Toutes données stockées sur les serveurs | Intérêt légitime | Administration générale | Gestion des sauvegardes internes | 5 années à compter du début de l'opération | Salariés, Adhérents, Fournisseurs, Prestataires, Partenaires | |
| Réception des données des formulaires dans la boîte mail des conseillers. Prise de contact par téléphone ou par email pour identification des besoins | Nom, prénom, adresse email personnelle, numéro de téléphone personnel, professio/fonction, nom de la collectivité/employeur, code postal | Contrat | Commercial | Réception des données renseignées via le formulaire de contact sur le site Internet PSC | 99 années à compter du début de l'opération | Prospects | Microsoft, Nouveau regard |
| Collecte des données de prospects lors de salons/forums/permanences sur papier ou ordinateur (boîte mail). Contact des prospects par email ou téléphone | Nom, prénom, adresse email personnelle/professionnelle, adresse postale personnelle/professionnelle, date de naissance, numéro de téléphone personnel/professionnel, nom de la collectivité/employeur | Contrat | Commercial | Collecte des données de prospects lors de salons/forums/permanences | 99 années à compter du début de l'opération | Prospects | Microsoft |
| Organisation de certaines résiliations des mutuelles précédentes. Réception par email ou par courrier de formulaires de résiliation puis scan dans l'outil métier et envoi des demandes via le site jeresilie.com. | Nom, prénom, adresse postale personnelle, date de naissance, références du contrat précédent, coordonnées de la mutuelle précédente, carte de mutuelle, mandats de résiliation, courriers de demande de résiliation, nom de la collectivité/employeur, date de prise d'effet de la résiliation, motif de la résiliation, date, lieu, signature, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Commercial | Gestion des résiliations | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents | ASSIA, Microsoft, Theotech |
| Gestion de la veille sur la sauvegarde des systèmes effectuée par ASSIA | Toutes données stockées sur les serveurs | Intérêt légitime | Administration générale | Gestion de la veille sur les sauvegardes gérées par le partenaire | 5 années à compter du début de l'opération | Salariés, Adhérents, Fournisseurs, Prestataires, Partenaires | ASSIA |
| Diffusion des dossiers de travail, PV, CR par voie postale et électronique | Civilité, nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle | Intérêt légitime | Direction et Communication | Rédaction et diffusion des dossiers de travail, PV, CR d'AG, de CA et de réunions de comités/commissions | 99 années à compter du début de l'opération | Délégués, Administrateurs, Salariés | Theotech, Microsoft |
| Gestion des dossiers de candidature à l'élection des délégués non conforme ou appartenant à des candidats non élus | Civilité, nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, numéro de téléphone portable personnel, numéro de téléphone fixe, numéro de carte d'identité, numéro de permis de conduire, emplois/fonctions, employeurs, date de naissance, lieu de naissance, diplômes obtenus, RIB, numéro d'adhérent, CV, lettre de motivation, région, département | Intérêt légitime | Direction et Communication | Gestion des dossiers de candidature à l'élection des délégués non conforme ou appartenant à des candidats non élus | 1 année à compter De la fin de l'opération | Adhérents candidats | |
| Gestion des bulletins de vote (électroniques et papier) pour l'élection des délégués | Civilité, nom, prénom, adresse email personnelle, adresse postale personnelle, adresse IP, date/heure de la connexion, enchaînement des pages/actions | Obligation légale | Direction et Communication | Gestion des bulletins de vote (électroniques et papier) pour l'élection des délégués | 6 mois à compter du début de l'opération | Adhérents candidats, Adhérents électeurs | Gedivote |
| Gestion du formulaire de participation aux réunions | Civilité, nom, prénom, adresse email personnelle, numéro de téléphone personnel, signature, besoins (repas, hôtels) | Intérêt légitime | Direction et Communication | Gestion de la participation aux réunions | 1 mois à compter De la fin de l'opération | Délégués, Administrateurs, Correspondants, Salariés | Nouveau regard (WordPress) |
| Gestion des listes d'émargement pour vérification de la participation aux réunions | Civilité, nom, prénom, signature | Intérêt légitime | Direction et Communication | Gestion de la participation aux réunions | 99 années à compter du début de l'opération | Délégués, Administrateurs, Correspondants, Salariés | Theotech |
| Gestion des enquêtes auprès des adhérents | Nom, prénom, département, âge, nombre d'années à la mutuelle, message/commentaire libre, adresse email personnelle, numéro de téléphone personnel | Intérêt légitime | Direction et Communication | Gestion de la collecte de données via le site Internet (formulaire) sur l'avis des adhérents | 12 mois à compter du début de l'opération | Adhérents | Nouveau regard, Theotech, Microsoft |
| Gestion de la réservation des hôtels pour les déplacements professionnels. Tenue de la rooming list au format Excel (même document que la liste d'émargement) envoyée aux hôtels par email | Civilité, nom, prénom, adresse email personnelle, numéro de téléphone personnel, dates et lieu du déplacement | Intérêt légitime | Direction et Communication | Gestion de la réservation d'hôtels et de la rooming list | 99 années à compter du début de l'opération | Délégués, Administrateurs, Salariés | Hôtels, Theotech, Microsoft |
| Gestion du formulaire de déclaration des frais de déplacement | Nom, prénom, adresse email personnelle, montants, justificatifs, objet du déplacement, lieu du déplacement, dates, moyen de transport utilisé, type de dépense | Intérêt légitime | Direction et Communication | Gestion des notes de frais | 12 mois à compter du début de l'opération | Délégués, Administrateurs | Nouveau regard |
| Gestion de la classification des contrats bénéficiant de l'assistance pour transmission par ASSIA d'un fichier des adhérents à RMA (action annule et remplace chaque mois du fichier) | Numéro d'adhérent, date d'adhésion, date de radiation, civilité, adresse postale personnelle, nom, prénom, date de naissance de l'adhérent et des bénéficiaires, lien de parenté | Contrat | Administration générale | Gestion de la classification des contrats bénéficiant de l'assistance | 1 mois à compter du début de l'opération | Adhérents, Bénéficiaires | |
| Gestion du remboursement des notes de frais des salariés | Civilité, nom, prénom, emploi/fonction, frais de séjour/repas, moyen de locomotion, justificatifs, objet du déplacement, lieu du déplacement, lieu de départ, dates, moyen de transport utilisé | Intérêt légitime | Comptabilité et Finance | Gestion du remboursement des notes de frais des salariés | 10 années à compter du début de l'opération | Salariés | Eurecia |
| Mutame & Plus collecte et transfert les données à Mutex en tant que distributeur, les clients deviennent clients de Mutex, ce qui donne lieu à une commission pour Mutame & Plus | Nom, prénom, date de naissance, adresse email personnelle, adresse postale personnelle et professionnelle, numéro de téléphone privé, numéro de police d'assurance, encours et endettement, numéro de chèque, numéro de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire, RIB, IBAN, BIC, relevé postal, attestation CPAM, coordonnées employeur, acte de naissance, certificat de décès, arreté de mise en retraite, état de cotisations (liste des adhérents Mutame), mise en tutelle, coordonnées notaire (succession), situation du salarié (suspendu ou pas), bulletin de paie, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Administration générale | Suivi des commissions (Mutex) | à compter | Clients | |
| Mutame & Plus collecte et transfert les données à Mutlog en tant que distributeur, les clients deviennent clients de Mutlog, ce qui donne lieu à une commission pour Mutame & Plus | Nom, prénom, date de naissance, adresse email personnelle, adresse postale personnelle et professionnelle, numéro de téléphone privé, numéro de police d'assurance, encours et endettement, numéro de chèque, numéro de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire, RIB, IBAN, BIC, relevé postal, attestation CPAM, coordonnées employeur, acte de naissance, certificat de décès, arreté de mise en retraite, état de cotisations (liste des adhérents Mutame), mise en tutelle, coordonnées notaire (succession), situation du salarié (suspendu ou pas), bulletin de paie, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Administration générale | Suivi des commissions (Mutlog) | à compter | Clients | |
| Envoi de demandes de résiliation des mutuelles précédentes via le site jeresilie.com (résiliation infra-annuelle et pour impayé) | Nom, prénom, adresse postale personnelle, date de naissance, références du contrat précédent, coordonnées de la mutuelle précédente, carte de mutuelle, mandats de résiliation, courriers de demande de résiliation, signature, dates, lieu, NIR ou numéro de sécurité sociale | Contrat | Gestion des contrats | Gestion des résiliations | 99 années à compter du début de l'opération | Adhérents | ASSIA, Microsoft, Theotech |
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